Praktischer Leitfaden für Praxen
Weniger Telefondruck. Mehr Termine. Mehr Umsatz.
Vite Clinic beantwortet Routineanliegen rund um die Uhr und erledigt die Terminplanung im bestehenden PMS, während Ihr Team bei den Patientinnen und Patienten bleibt.
Aktualisiert am 16. August 2026
Aktueller Stand
Was die Belege zeigen
Schweizer Praxisteams berichten bereits von hoher Arbeitsbelastung und Personalmangel. Routineanrufe schaffen eine zweite Warteschlange, während Patientinnen und Patienten am Empfang warten.
- Medinside berichtet, dass am MPAK-Barometer 2025/26 1’063 Personen teilnahmen; 51 % nannten Arbeitsbelastung und 38 % Personalmangel.
- Das FMH-Berufsbild für Medizinische Praxisassistentinnen und -assistenten umfasst die Terminkoordination per Telefon und E-Mail.
- Laut Obsan/BAG-IHP-Bericht 2025 sahen 76,9 % der Schweizer Hausärztinnen und Hausärzte den Zeitaufwand für Versicherungs- oder Abrechnungsaufgaben als grosses Problem.
Für Ihre Prüfung
Anrufe erfassen
Eine gewöhnliche Woche mit Anrufmustern zeigt, wo Vite Clinic am schnellsten entlastet. Halten Sie die Erfassung betrieblich und frei von Patientendaten.
- Zählen Sie Anrufe pro halbe Stunde, damit Spitzen, Mittagspausen und Randzeiten sichtbar werden.
- Ordnen Sie den Grund einer kurzen Kategorie zu, etwa Termin, Öffnungszeit, Rückruf oder medizinische Frage.
- Markieren Sie, ob der Anruf erledigt, weitergeleitet, verpasst oder wiederholt wurde.
- Notieren Sie eine grobe Dauerklasse statt Gesprächsinhalte.
- Entfernen Sie Namen, Telefonnummern, Gesundheitsangaben und andere Patientenmerkmale.
Für Ihre Prüfung
Vorlage für Telefondruck nutzen
Laden Sie die Vorlage herunter und erfassen Sie während einer gewöhnlichen Woche pro halbe Stunde oder festem Zeitfenster eine Zeile. So erhält die Praxis einen Ausgangswert, bevor sich der Telefonweg ändert.
Patientendaten weglassen
Erfassen Sie nur Zahlen. Tragen Sie keine Namen, Telefonnummern, Geburtsdaten, Gesundheitsangaben, Anrufnotizen oder Freitext ein.
Die Vorlage erfasst
- Datum
- Zeitfenster
- Eingegangene Anrufe
- Unbeantwortete Anrufe
- Gemeldete Wiederholungsanrufe
- Routineanliegen
- Gebuchte Termine
- Minuten des Teams
Öffnen Sie sie in Excel, Numbers oder einer anderen Tabellenkalkulation. Die Datei bleibt auf Ihrem Gerät, sofern Sie sie nicht teilen.
Nach einer Woche
- Addieren Sie eingegangene und unbeantwortete Anrufe, um Nachfrage und Verluste zu sehen.
- Vergleichen Sie Wiederholungsanrufe mit Routineanliegen, um vermeidbare Nacharbeit zu erkennen.
- Addieren Sie die Minuten des Teams, um die wöchentliche Unterbrechungslast zu schätzen.
- Bewahren Sie die ausgefüllte Vorlage als Ausgangswert für einen Vite-Clinic-Pilot auf.
Arbeit trennen
Trennen Sie vorhersehbare Verwaltungsarbeit von Anrufen, die eine Person brauchen. Die Praxis bestimmt die Grenze.
Von Vite Clinic erledigen lassen
- Öffnungszeiten, Wegbeschreibung und freigegebene Leistungsinformationen.
- Terminanfragen, Verschiebungen oder Absagen bei klar definiertem Ablauf.
- Rückrufwünsche mit den von der Praxis freigegebenen Angaben.
- Sprachauswahl und andere vorhersehbare Verwaltungsfragen.
Eine Person im Anrufweg behalten
- Medizinische, dringende oder sicherheitsrelevante Fragen.
- Befunde, Operationen, Medikamentenänderungen oder andere vertrauliche medizinische Gespräche.
- Unklare Identität, Einwilligung oder Anweisung.
- Belastung, komplexe Umstände oder jeder ausdrückliche Wunsch nach einer Person.
Pilotplan
Empfang entlasten
Behalten Sie Ihre Nummer. Das Onboarding legt erstes Zeitfenster, PMS-Aktionen, menschlichen Weg, Verantwortliche und Erfolgskennzahlen vor Live-Anrufen fest.
- Vereinbaren Sie Umfang des Onboardings, erstes Zeitfenster, Verantwortliche und Erfolgskennzahlen.
- Schreiben Sie Weiterleitung und Nicht-Erreichbar-Weg vor dem ersten echten Anruf auf.
- Behalten Sie die bestehende Telefonnummer und nutzen Sie eine kontrollierte Weiterleitung.
- Testen Sie freigegebene Praxisinformationen mit künstlichen Beispielen in allen benötigten Sprachen.
- Ändern Sie jederzeit den beantworteten Anteil der weitergeleiteten Anrufe.
Veränderung messen
Messen Sie, was zählt: weniger Unterbrechungen, mehr erledigte Anliegen, mehr gebuchte Termine und dadurch mehr Umsatz.
- Angebotene, erledigte, weitergeleitete, verpasste und wiederholte Anrufe.
- Routineanliegen, die ohne zweiten Patientenanruf erledigt wurden.
- Weiterleitungen, die die richtige Person oder den freigegebenen Nicht-Erreichbar-Weg erreichten.
- Termine, Rückrufe und Nachbearbeitung, die im vorgesehenen Praxisablauf landeten.
- Rückmeldung der MPAs zu Unterbrechungen, Klarheit und neu entstandener Arbeit.
Menschlichen Weg behalten
Vite Clinic bearbeitet vorhersehbare Verwaltungsarbeit und behält für medizinische, dringende, sensible oder unklare Anrufe eine Person im Weg.
- Medizinische, dringende und sensible Fragen gehen an das Praxisteam.
- Jede anrufende Person kann einen Menschen verlangen.
- Die Praxis kontrolliert Weiterleitung und Nicht-Erreichbar-Weg.
Quellen und Grenzen
Diese Quellen dokumentieren Arbeits- und Verwaltungsdruck in Schweizer Praxen. Das Ergebnis jeder Praxis hängt von Anrufmix und Ablauf ab.
- Medinside-Bericht zum MPAK-Barometer
- FMH-Berufsbild Medizinische Praxisassistenz
- Obsan/BAG-IHP-Bericht 2025
Quellen zuletzt geprüft: 14. Juli 2026
Entlasten Sie Ihren Empfang
Setzen Sie Vite Clinic in Ihren stärksten Telefonzeiten ein.
Bringen Sie Anrufspitzen, Routineanliegen, menschlichen Weg und PMS-Namen mit. Wir planen Onboarding und einen begleiteten Live-Pilot über 30 Betriebstage mit Live-Anrufen rund um Ihren echten Ablauf.