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Praktischer Leitfaden für Praxen

Entlasten Sie das Praxistelefon, nicht Ihr Team.

Das Ziel sind nicht weniger MPAs. Es sind weniger vermeidbare Unterbrechungen, ein klarer Weg zu Menschen und Nachbearbeitung dort, wo die Praxis bereits arbeitet.

Geprüft am 14. Juli 2026

Aktueller Stand

Was die Belege zeigen

Schweizer Quellen zeigen echten Druck im Praxisalltag, beweisen aber nicht, dass ein Telefonwerkzeug ihn löst. Nutzen Sie die Zahlen für die Bestandsaufnahme, nicht als Wirkungsversprechen.

  • Medinside berichtet, dass am MPAK-Barometer 2025/26 1’063 Personen teilnahmen; 51 % nannten Arbeitsbelastung und 38 % Personalmangel.
  • Das FMH-Berufsbild für Medizinische Praxisassistentinnen und -assistenten umfasst die Terminkoordination per Telefon und E-Mail. Telefonarbeit ist ein Teil der Rolle, nicht die ganze Rolle.
  • Laut Obsan/BAG-IHP-Bericht 2025 sahen 76,9 % der Schweizer Hausärztinnen und Hausärzte den Zeitaufwand für Versicherungs- oder Abrechnungsaufgaben als grosses Problem. Diese Zahl bezieht sich nicht auf Telefonarbeit.

Für Ihre Prüfung

Anrufe erfassen

Beobachten Sie eine gewöhnliche Woche, bevor Sie ein Werkzeug wählen. Halten Sie die Erfassung betrieblich und frei von Patientendaten.

  1. Zählen Sie Anrufe pro halbe Stunde, damit Spitzen, Mittagspausen und Randzeiten sichtbar werden.
  2. Ordnen Sie den Grund einer kurzen Kategorie zu, etwa Termin, Öffnungszeit, Rückruf oder medizinische Frage.
  3. Markieren Sie, ob der Anruf erledigt, weitergeleitet, verpasst oder wiederholt wurde.
  4. Notieren Sie eine grobe Dauerklasse statt Gesprächsinhalte.
  5. Entfernen Sie Namen, Telefonnummern, Gesundheitsangaben und andere Patientenmerkmale.

Arbeit trennen

Trennen Sie vorhersehbare Verwaltungsarbeit von Anrufen, die eine Person brauchen. Die Praxis bestimmt die Grenze.

Oft für einen kontrollierten Test geeignet

  • Öffnungszeiten, Wegbeschreibung und freigegebene Leistungsinformationen.
  • Terminanfragen, Verschiebungen oder Absagen bei klar definiertem Ablauf.
  • Rückrufwünsche mit den von der Praxis freigegebenen Angaben.
  • Sprachauswahl und andere vorhersehbare Verwaltungsfragen.

Eine Person im Anrufweg behalten

  • Medizinische, dringende oder sicherheitsrelevante Fragen.
  • Befunde, Operationen, Medikamentenänderungen oder andere vertrauliche medizinische Gespräche.
  • Unklare Identität, Einwilligung oder Anweisung.
  • Belastung, komplexe Umstände oder jeder ausdrückliche Wunsch nach einer Person.

Pilotplan

Klein beginnen

Wählen Sie den kleinsten Live-Test, der eine echte Praxisfrage beantworten kann.

  • Starten Sie mit einer Praxis, einem Zeitfenster oder einem kleinen Anteil eingehender Anrufe.
  • Schreiben Sie Weiterleitung und Nicht-Erreichbar-Weg vor dem ersten echten Anruf auf.
  • Behalten Sie die bestehende Telefonnummer und nutzen Sie eine kontrollierte Weiterleitung.
  • Testen Sie freigegebene Praxisinformationen mit künstlichen Beispielen in allen benötigten Sprachen.
  • Definieren Sie Abbruchkriterien für falsche Antworten, fehlgeschlagene Weiterleitungen oder unklare Nachbearbeitung.

Veränderung messen

Messen Sie, ob der Anrufweg klarer wurde. Machen Sie aus dem Pilot kein Personal- oder Sparversprechen.

Angebotene, erledigte, weitergeleitete, verpasste und wiederholte Anrufe.
Routineanliegen, die ohne zweiten Patientenanruf erledigt wurden.
Weiterleitungen, die die richtige Person oder den freigegebenen Nicht-Erreichbar-Weg erreichten.
Termine, Rückrufe und Nachbearbeitung, die im vorgesehenen Praxisablauf landeten.
Rückmeldung der MPAs zu Unterbrechungen, Klarheit und neu entstandener Arbeit.

Grenzen erkennen

Die Bestandsaufnahme kann auch zeigen, dass Automatisierung nicht der richtige nächste Schritt ist.

  • Lassen Sie Anrufe bei Menschen, wenn die meisten Anliegen medizinisch, unklar oder beziehungsbezogen sind.
  • Klären Sie unklare Öffnungszeiten, Terminregeln oder interne Verantwortung vor einer Automatisierung.
  • Starten Sie keine echten Anrufe, bevor eine Person Prüfung, Fehlerbehandlung und Stoppentscheid verantwortet.

Quellen und Grenzen

Die Zahlen beschreiben gemeldeten Arbeits- und Verwaltungsdruck in der Schweiz. Sie messen weder Telefonunterbrechungen noch Zeitersparnis oder die Wirkung von Vite Clinic.

Quellen zuletzt geprüft: 14. Juli 2026

Mit einer Woche Anrufe beginnen

Machen Sie aus Telefondruck einen prüfbaren Plan.

Bringen Sie Anrufspitzen, Routineanliegen und den menschlichen Rückweg mit. Wir richten einen begrenzten Pilot am echten Praxisablauf aus.

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